Vergelijking
Beneficia vs Clockify voor EU-projecten
Clockify is een urenregistratietool: een timer, urenstaten, projecten, rapporten, goedkeuring, facturatie. Beneficia is subsidieverantwoording: dezelfde uren, onder de regels van de subsidieovereenkomst. Deze pagina zegt wat elk doet, zodat u ziet wat een Horizon Europe- of LIFE-subsidie bovenop urenregistratie vraagt — en hoe u overstapt.
Veel organisaties draaien EU-subsidies op Clockify of een spreadsheet en hebben daar geen ongelijk in: uren per project zijn de grondstof. Wat de overeenkomst vervolgens vraagt — de maand getekend door twee mensen, dagequivalenten, het plafond van 215 over subsidies heen, een dagtarief uit werkelijke kosten, een dossier dat niet herschreven kan worden — is niet het werk van een urenregistratietool, en Clockify beweert ook niet dat het dat is.
| Wat een subsidie nodig heeft | Clockify (zoals zijn site het beschrijft) | Beneficia |
|---|---|---|
| Uren per project en taak | Timer, timesheet, calendar, auto tracker, kiosk; projecten met taken | Een weekrooster per werkpakket van een subsidie; wat is gedaan onder de regel geschreven |
| Goedkeuring | “Submit and approve timesheets” (Approval) | De medewerker tekent de maand met de verklaring; de projectleider keurt goed of stuurt terug met een reden; Finance vergrendelt |
| Een vergrendeld dossier | Niet genoemd op zijn featurepagina | Een vergrendelde maand is bevroren tegen het geldende tarief; een correctie bewaart het origineel en heropent de maand voor beide handtekeningen |
| Dagequivalenten en het plafond van 215 | Geen feature; een urenregistratietool telt uren per project | Uren per rapportageperiode omgerekend, één keer afgerond; iedereen gemeten aan het eigen plafond over EU-subsidies heen |
| Tarieven | Rates, declarabele uren, meerdere niveaus van uurtarieven | Uurtarieven met geschiedenis voor de vergrendeling; het dagtarief uit werkelijke personeelskosten ÷ 215 voor de kostenstaat |
| Budget | Projectbudgetten en schattingen in uren of geld (Projects) | Het contractuele budget per kostencategorie en begunstigde, gelezen uit de overeenkomst, tegen vergrendelde kosten en geboekte facturen |
| Rapporten en exports | Reports; “Download PDF, CSV, or Excel” | Kostenstaten per rapportageperiode; bevroren rapportcijfers; exports als CSV, JSON en ZIP met manifest; de auditketen die de auditor offline verifieert |
| Deliverables en mijlpalen | Geen feature | Annex 1 op een liniaal van projectmaanden, met wat is ingediend en wanneer |
| Facturen en onderaannemers | Expenses en invoicing (wat u factureert) | Inkoopfacturen gelezen uit de pdf, per regel aan de subsidie toegerekend; de maand van een ingehuurde kracht gekoppeld aan de factuur die ervoor betaalt |
| Audittrail | Activity (wie wat registreerde) | Elke wijziging in dezelfde transactie, geketend met een hash, dagelijks verankerd; een verificatie voor de auditor |
| Prijs | Een gratis en betaalde abonnementen, op zijn site | Per organisatie, voor de subsidies die zij voert; mensen worden nooit geteld. Op aanvraag, onboarding inbegrepen |
Overstappen van Clockify
- 1
Exporteer het gedetailleerde rapport uit Clockify (Reports › Detailed) als CSV of Excel en upload het in Beneficia zoals het is. De gebruiker, startdatum, client (het acroniem van uw subsidie), project (beginnend met het werkpakketnummer, zoals “WP2 - Engineering”), omschrijving en duur worden gelezen; de rest wordt genegeerd.
- 2
Voordat iets wordt bevestigd, toont Beneficia wat is doorgekomen en wat is weggelaten, en waarom — een naam die het niet kent, een maand die al vergrendeld is, een dag met meer dan 24 uur. Er wordt niets geraden.
- 3
De geïmporteerde uren komen binnen als concepten. Iedereen bevestigt dat ze de zijne zijn; een Admin kan dat doen voor iemand die is vertrokken, met de oude getekende staat erbij. Daarna wordt de maand goedgekeurd en vergrendeld als elke andere.
We hebben de featurepagina van Clockify op 13 oktober 2026 gelezen en noemen alleen wat die zegt. Clockify is een merk van zijn eigenaar; deze pagina is er niet aan verbonden.
Meer hulpmiddelen
- GidsEisen aan urenregistratie onder Horizon EuropeWat de EU-subsidieovereenkomsten 2021–2027 van urenstaten eisen: maandelijks getekend door medewerker en leidinggevende, dagequivalenten, het plafond van 215. Met de tekst van de overeenkomst.
- GidsWat EU-auditors controleren in personeelskostenHet spoor dat een auditor volgt van een gedeclareerde personeelskost terug naar een getekende urenstaat en een loonstrook, en waar de gebruikelijke bevindingen vandaan komen.
- Gratis toolDagtarief berekenenBereken het dagtarief onder de EU-subsidieovereenkomsten 2021–2027: werkelijke jaarlijkse personeelskosten gedeeld door 215, naar rato bij deeltijd. Gecontroleerd tegen het voorbeeld uit de AGA.
- Gratis toolDagequivalenten berekenenZet gewerkte uren om in dagequivalenten volgens de drie methoden die de overeenkomst toestaat, afgerond op de halve dag per rapportageperiode.
- Gratis toolUrenstaat-templateEen maandelijkse urenstaat per persoon: werkpakketten onder elkaar, dagen naast elkaar, de dagequivalent-berekening en de twee handtekeningregels van artikel 20. Geen e-mailadres nodig.
Zie het op uw eigen soort project
Een half uur, in het Nederlands of Engels, met de mensen die het bouwen.