EnglishDemo aanvragen

Track the hours.Claim the costs.Pass the audit.

Voor mkb-bedrijven die op EU-subsidies draaien: overeenkomst, uren, facturen, betalingen en overzicht op één plek, voor Horizon Europe, CBE JU, LIFE, RVO en meer.

Demo aanvragenPrijzen

Samen met subsidieontvangers ontwikkeld.

Showroom

Het beginscherm: Meldingen — wat staat, wat binnenkort vervalt, wat een blik waard is, per subsidie en per persoon, de zijbalk ernaast

De dag begint hier: wat staat, wat binnenkort vervalt, wat een blik waard is — per subsidie en per persoon. Elke melding brengt u rechtstreeks naar waar u moet zijn. Meldingen en e-mail

Het Dashboard: budgetverloop tegen de kalender, budget per categorie, inzet tegen plan, het plafond per persoon, deliverables, de maanden van de periode

Een dashboard dat u zelf bouwt: kies de tegels, schaal en orden ze, beperk ze tot een subsidie, een persoon of een jaar. Elk cijfer tegen zijn plan. Dashboard

Tijd: de week per werkpakket, uren in cellen, de werkpakketten die deze week lopen eronder

Urenstaten gemaakt om te gebruiken: uren dag voor dag getypt in een cel per werkpakket, in seconden, met wat er deze week nog meer loopt eronder. De maand wordt getekend zodra die voorbij is. Urenregistratie

Het jaar per persoon: dagequivalenten tegen het plafond van 215 dagen, maand voor maand

Iedereen tegen het plafond van 215 dagen, over alle EU-subsidies, maand voor maand — en de waarschuwing vóór het is bereikt. 215-dagenplafond

De roadmap: deliverables en mijlpalen op een liniaal van projectmaanden, de rapportageperiodes erboven, een lijn voor vandaag

Deliverables en mijlpalen op de maanden van de overeenkomst zelf. De lijn van vandaag passeert elk ervan zodra de dag voorbij is: binnenkort in amber, te laat in rood. Deliverables en mijlpalen

Het plan per werkpakket: budget, vergrendelde kosten, resterend, gebruikt — een waarschuwing vanaf 80 %

Het plan per werkpakket tegen vergrendelde kosten: een waarschuwing vanaf 80 %, rood voorbij het plafond — en geen uur heeft een prijs vóór het is vergrendeld. Budget tegen de overeenkomst

Facturen: de dropzone voor de documenten, een concept nog niet geboekt, het register met elke factuur en wat ervan is toegerekend

Een factuur begint met het document: hier neergezet, uitgelezen door AI, per regel toegerekend aan subsidie, werkpakket en categorie. Geboekt wordt nooit bewerkt. Facturen gelezen uit de pdf

Betalingen: de facturen die nog open staan, elk met vervaldatum en IBAN, aangevinkt tot één batch voor de bank of handmatig betaald gemeld

Wat nog te betalen is, met vervaldatum en IBAN: vink de facturen aan en één bestand gaat naar de bank. Te laat valt op; wat u handmatig betaalde wordt zo gemarkeerd. Betalingen

Het auditlog: de laatste verificatie, schoon, en een regel per wijziging met wie, wat en de hash

En onder alles elke wijziging in één keten, schoon geverifieerd: wat er gebeurde, wie, wanneer, de hash. Het dossier dat een auditor leest. Audittrail

Wat erin zit

Projecten

De subsidieovereenkomst is het dossier: gelezen door AI, bevestigd door u.

De dropzone voor de subsidieovereenkomst: de getekende pdf, uitgelezen om het formulier voor u te vullen ter controle

GRANT AGREEMENT

Project PEATLIGHT under the LIFE Programme

Article 4 — The project starts on 1 January 2026 and lasts 30 months.

Article 5 — Estimated eligible costs: EUR 4 847 100.

Annex 1 — Description of the action in 6 work packages.

Gelezen door AI
Acroniem
PEATLIGHT
Programma
LIFE
Start
1 jan 2026
Looptijd
30 maanden
Subsidiabele kosten
€ 4.847.100,00
Werkpakketten
6

Controleren en bevestigen

Ons budget in de overeenkomst: budget, vergrendeld, resterend en gebruikt per kostencategorie, wat nog niet meetelt eronderBudgetverloop: vergrendelde kosten maand voor maand tegen de lijn van de kalender, het besteed aandeel naast het aandeel van de tijd
De roadmap: deliverables en mijlpalen op een liniaal van projectmaanden, de rapportageperiodes erboven, een lijn voor vandaag
Het register van deliverables en mijlpalen: nummer, naam, vervaldatum en projectmaand, status, werkpakket en trekker

  • Medewerker

    Boekt en tekent de eigen uren.

  • Projectleider

    Keurt de maanden van de eigen subsidies goed; ziet inzet, nooit euro’s.

  • Finance

    Vergrendelt, prijst en rapporteert.

  • Admin

    Doet alles, en richt de organisatie in.

Meldingen: wat staat, wat binnenkort vervalt, wat een blik waard is, per subsidie en per persoon
De e-mail met meldingen: wat op u wacht, per kop — uw uren, maanden om goed te keuren, deliverables — met een knop naar Meldingen

Wat erin zit

Uren

Uren zoals mensen ze onthouden; een maand door twee getekend.

Tijd: de week per werkpakket, uren in cellen, wat er die dag gedaan is eronder, het tempo tegen het plafond erboven
Urenstaten: de maanden die op u wachten, elk op de rail Getekend → Goedgekeurd → Vergrendeld
Het jaar per persoon: dagequivalenten tegen het plafond, maand voor maand
De tegel Plafond: ieders dagen tegen 215, één voorbij 90 %

urenstaten-2025.xlsx

ABCDEFG
1PersoonDatumSubsidieWPUrenOmschrijvingControle
2Anna Visser3 mrt 2025PEATLIGHTWP26,00Review pilotontwerpDoor
3Anna Visser4 mrt 2025PEATLIGHTWP24,50Gesprekken leveranciersDoor
4Sanne Mulder4 mrt 2025BIOLOOPWP37,00Labproeven, batch 4Door
5Pim Jansen5 mrt 2025BIOLOOPWP13,00ConsortiumoverlegDoor
6P. Janssen5 mrt 2025BIOLOOPWP12,00NotulenOnbekende naam
7Sanne Mulder6 mrt 2025PEATLIGHTWP526,00LocatiebezoekMeer dan 24 u
Ingehuurde krachten: elk met tarief en subsidies
Tijd voor een ingehuurde kracht: hun week, namens hen geboekt

Wat erin zit

Kosten

Elke factuur door AI uit de pdf gelezen, gebouwd op flexibiliteit.

Facturen: de dropzone voor de bestanden, een concept nog niet geboekt, het register eronder

Peat Supplies BV

Veenweg 12 · Veendam

Gelezen door AI

Factuur

Aan

Waterland Institute

Nummer
2026-0932
Datum
6 okt 2026
Vervalt
5 nov 2026

Veensubstraat, 40 m³€ 1.600,00

Levering op de pilotlocatie€ 580,00

Excl. btw€ 2.180,00

Btw 21 %€ 457,80

Totaal€ 2.637,80

IBAN NL91 ABNA 0417 1643 00

Betalingen: de rekening waarvan betaald wordt, Betaalbatch maken, en de IBAN van elke factuur — of wat ontbreekt

payments-2026-10-20.xml

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<Document xmlns="urn:iso:std:iso:20022:tech:xsd:pain.001.001.09">
  <CstmrCdtTrfInitn>
    <GrpHdr>
      <MsgId>BEN-2026-10-20-01</MsgId>
      <NbOfTxs>3</NbOfTxs>
      <CtrlSum>8657.80</CtrlSum>
    </GrpHdr>
    <PmtInf>
      <ReqdExctnDt><Dt>2026-10-20</Dt></ReqdExctnDt>
      <Dbtr><Nm>Waterland Institute</Nm></Dbtr>
      <CdtTrfTxInf>
        <Amt><InstdAmt Ccy="EUR">2637.80</InstdAmt></Amt>
        <Cdtr><Nm>Peat Supplies BV</Nm></Cdtr>
        <CdtrAcct><Id><IBAN>NL91ABNA0417164300</IBAN></Id></CdtrAcct>
        <RmtInf><Ustrd>2026-0932</Ustrd></RmtInf>
      </CdtTrfTxInf>
      …
    </PmtInf>
  </CstmrCdtTrfInitn>
</Document>
Ingehuurde krachten: elk met tarief en subsidies
Tijd voor een ingehuurde kracht: hun week, namens hen geboekt
Het plan per werkpakket: budget, vergrendeld, resterend en gebruikt per categorie, een waarschuwing vanaf 80 %
Budget per categorie: de vergrendelde kosten van elke categorie tegen het budget
Leveranciers: elk met btw-nummer of IBAN, hoeveel facturen, wat zij factureerden, de laatste

Wat erin zit

Rapportage

Al uw rapportageverplichtingen teruggebracht tot één klik.

De kostenstaat van een rapportageperiode: een regel per persoon, dagtarief, dagequivalenten en bedrag

Financiële verklaring

BIOLOOP · Waterland Institute

Rapportageperiode 1 · 1 jan – 30 jun 2026

Ingediend
PersoonDagtariefDag-eq.Bedrag
Anna Visser€ 312,5048,5€ 15.156,25
Sanne Mulder€ 287,0029,5€ 8.466,50
A. Personeelskosten€ 23.622,75
C. Aankopen€ 2.637,80
E. Indirecte kosten, 25 %€ 6.565,14
Totaal subsidiabele kosten€ 32.825,69
Het Dashboard: inzet tegen plan, het plafond, maanden deze periode, uren per maand, overige kosten, vergrendeld tegen gedeclareerd, deliverables

Downloads

  • CSVtime-entries-2026.csvElk uur, per persoon, subsidie en werkpakket
  • CSVsignatures-and-approvals-2026.csvWie elke maand tekende en goedkeurde, en wanneer
  • JSONagreement-PEATLIGHT.jsonDe overeenkomst zoals bevestigd: budget, partners, deliverables
  • CSVcost-statement-BIOLOOP-RP1.csvDe tarieven, dagequivalenten en bedragen van de periode
  • ZIPdocuments-PEATLIGHT.zipOvereenkomst, wijzigingen en facturen, met een SHA-256-manifest
  • ZIPaudit-chain.zipHet auditlog, de offline verificatie en het formaat

#2041 · Anna Visser tekende september 2026

vorige 5d0e…c27ahash 9f2c…41ab

#2042 · Sanne Mulder keurde de maand goed

vorige 9f2c…41abhash 3b9a…d41c

#2043 · Finance vergrendelde september 2026

vorige 3b9a…d41chash e71f…08b5

De tip van de dag e71f…08b5van een tijdstempel voorzien via OpenTimestampsBitcoin-blok 966 512

De programma’s

De regels van elk programma, ingebouwd: de EU-modelovereenkomsten 2021–2027 en de Nederlandse regelingen.

Een andere subsidie? Beneficia voert elke overeenkomst onder haar eigen regels. Vraag ons naar de uwe

Nu nog op Clockify of Excel?

Neem uw oude uren mee, in vier stappen.

  1. 1Downloaden of invullen

    Download het Clockify detailed report

    of

    Vul het Excel-sjabloon in

  2. 2Zet het bestand neer

    Clockify detailed report

    Excel-sjabloon

  3. 3Zie wat doorkwam

    • Anna Visser6,00
    • Sanne Mulder7,00
    • Pim Jansen3,00
    • P. JanssenOnbekende naam

  4. 4Bevestig, en het staat erin

    1. Bevestigd
    2. Goedgekeurd
    3. Vergrendeld
  • Niets overtypen
  • Niets geraden
  • Elk uur herleidbaar tot het bestand

Beneficia vs Clockify

PrijzenBetaald uit de subsidieOnder de EU-overeenkomsten is een tool als deze een algemene beheerskost: niet per regel gedeclareerd, maar gedekt door het vaste percentage voor indirecte kosten — 25 % bij Horizon Europe en CBE JU, 7 % bij LIFE. Bij RVO-regelingen zit hij in het uurtarief, via de integrale kostensystematiek of de opslag van 50 %. Een lump-sum-subsidie betaalt hem uit het vaste bedrag; bij een andere financier beslist de overeenkomst. Twijfelt u voor uw subsidie? Het nationale contactpunt weet het.

Een prijs per organisatie, voor de subsidies die zij voert — nooit voor de mensen die hun uren tekenen.

  • OrganisatiesEen bedrijf, een instituut, een universiteit

    Per organisatie

    Geprijsd op de subsidies die u voert, een paar of een hele faculteit: komt er een bij, dan volgt de prijs; sluit u er een af, dan stopt die. Zeg ons welke en wij maken een offerte.

    Neem contact op

  • AdviseursElke klant een eigen organisatie

    Per klant

    Voor subsidieadviseurs die subsidies voor hun klanten voeren.

    Neem contact op

  • Onbeperkt mensen
  • Elk programma en elke functie
  • AI leest overeenkomsten en facturen
  • Afgesloten subsidies leesbaar tijdens de auditperiode
  • Onboarding inbegrepen

Per maand, exclusief btw.

Zie het op uw eigen soort project

Een half uur, in het Nederlands of Engels, met de mensen die het bouwen.

Demo aanvragen