In het kort
- De auditor loopt terug van de gedeclareerde euro naar het tarief, de dagequivalenten, de getekende staten en de loonadministratie.
- Achteraf gereconstrueerde staten zijn de meest voorkomende bevinding.
- Het tarief is werkelijke kosten ÷ 215, of ÷ het maximum naar rato — één methode voor iedereen.
- Gedeclareerd moet gelijk zijn aan tarief × dagequivalenten, op de cent, met een plafond van 215 per jaar.
- Hetzelfde uur op twee subsidies is dubbele financiering.
1Het spoor, achterstevoren
Een audit begint bij de financiële staat en loopt terug. Voor elke gedeclareerde persoon: het bedrag, het dagtarief, de dagequivalenten, de urenstaten waarop die dagequivalenten rusten, en de personeelskosten in de boekhouding waaruit het tarief is berekend. Elke stap moet een document zijn, en elk document moet kloppen met het volgende.
De overeenkomst geeft de Commissie, haar agentschappen, OLAF en de Rekenkamer het recht om te controleren, te beoordelen en te auditen, tijdens de actie en jarenlang na de betaling van het saldo (artikel 25 van de algemene modelovereenkomst). Wat u onder artikel 20 bewaart, is wat ze zullen vragen.
2De urenstaten
Zijn de staten ten minste maandelijks gedateerd en getekend door de medewerker en de leidinggevende? Zijn ze destijds getekend, of later gereconstrueerd uit het geheugen, een agenda of een begroting? Noemen ze de actie en het werkpakket? Passen de dagen op deze actie, opgeteld bij de dagen op elke andere EU-subsidie en bij afwezigheid, binnen de werktijd van de persoon — en binnen 215 voor het jaar?
Reconstructie is de gebruikelijke bevinding. Een staat die aan het eind van de periode voor alle maanden tegelijk is getekend, een staat waarvan de dagtotalen altijd precies de begrote uren zijn, of iemand die op dezelfde dag op twee acties samen meer dan een dag declareert: elk ervan nodigt de auditor uit de dagequivalenten erachter af te wijzen.
3Het dagtarief
Is het tarief de werkelijke jaarlijkse personeelskosten gedeeld door 215 — of, bij een deel van het jaar of deeltijd, door het maximum naar rato? Komen de kosten in de teller overeen met de boekhouding: salaris, werkgeverslasten en wettelijke kosten, en niets wat de overeenkomst uitsluit? Is voor elke persoon en elke periode dezelfde methode gebruikt?
Een tarief gebouwd op een standaardkost, een begroot salaris of de loonadministratie van een eerder jaar zonder de voorwaarden die de overeenkomst daaraan stelt, is een bevinding; net als kosten met een bonus of toeslag erin die de overeenkomst niet accepteert.
4Het rekenwerk
Zijn uren omgerekend naar dagequivalenten volgens één consequent toegepaste methode, en één keer per rapportageperiode afgerond op de halve dag in plaats van per maand of per dag? Is gedeclareerd = tarief × dagequivalenten, op de cent? Zijn de dagequivalenten op deze actie begrensd waar het jaartotaal van de persoon de 215 passeert?
5Dubbele financiering en dubbele boeking
Hetzelfde uur gedeclareerd op twee subsidies, of de uren van een ingehuurde kracht geprijsd als personeel terwijl de factuur van diezelfde kracht ook onder personeelskosten wordt geclaimd: beide zijn bevindingen. Auditors kijken over subsidies heen naar dezelfde persoon en over kostencategorieën heen naar dezelfde leverancier.
6Hoe een schoon dossier eruitziet
Elke maand een getekende staat met twee handtekeningen en hun data. Elk tarief een som die u in de boekhouding kunt laten zien. Elk dagequivalent een regel die u kunt herleiden tot uren in een rooster, vergrendeld op een datum, door een persoon met naam, daarna nooit bewerkt — en, bij correctie, zowel het origineel als de correctie met een reden. Dat is het dossier dat Beneficia bijhoudt, met de auditketen die laat zien dat er achteraf niets is veranderd.